Ahora mismo estoy trabajando en una empresa que utiliza G Suite para todo (antes llamado Google Apps) y aunque el cambio es un poco brusco la verdad es que para una persona de IT le facilita bastante la vida.
Ventajas
- La principal ventaja es que todos tus documentos están en la nube. Puedes acceder a ellos desde cualquier sitio, modificarlos, enviarlos, compartirlos. Estás en la playa con el portatil, la tablet o el móvil y puedes operar con tus documentos.
- No se guarda nada en tu ordenador. Aunque los documentos te los puedes descargar en realidad conviene mejor tenerlos en la nube. La gente de G Suite se encarga de las copias de seguridad y de todo. Tú solo entras con tu cuenta, operas con los documentos y ya está.
- Te vale cualquier dispositivo. O bueno casi todos. Puedes acceder a G Suite desde casi cualquier dispositivo. Y eso es una gran ventaja. Por ejemplo : estás en el trabajo y se te estropea el ordenador. Pues solo te tienen que poner otro y ya estás trabajando desde el minuto 1. No pierdes tiempo. No hay problemas porque los archivos se pierdan,etc.
- El Correo electrónico. Con tu cuenta de G Suite tienes un correo electrónico con la misma plataforma de Gmail. Así que si tienes cuenta de Gmail y estás acostumbrado a trabajar con Gmail ponerte a trabajar con el correo de G Suite no te va a llevar nada. Y encima ahí puedes alojar tu correo corporativo con el dominio propio de la empresa. Podrás tener correos de la forma correo@miempresa.com.
- Espacio de 1 tb. Aunque ahora que lo miro me dice que tiene espacio ilimitado. No creo que tenga tantos documentos como para llenarlo pero si que me voy acostumbrando a guardar lo importante allí. Así si tengo problema con mi ordenador o con cualquiera de mis dispositivos los archivos no los pierdo.
- Creación de Documentos. Puedes crear documentos de texto, hojas de cálculo, dibujos, presentaciones, etc.
- Diferentes planes de precio. Además G Suite se adecua a tu empresa. Tienes un plan de 4 € al mes (con 30 gb de almacenamiento). Uno de 8 € (con almacenamiento ilimitado para mas de 5 usuarios) y luego ya el empresarial que ese es negociable. Yo para tus cosas personales te aconsejo el de 4 € al mes. Si ves que vas a tener un volumen muy grande de archivos pues pasate al de 8.
- Solo te hace falta un navegador actual. Y recarco lo de actual porque si usas un poco anticuado hay funciones que seguramente no te funcionen o que directamente G Suite no te arranque. Te recomiendo Chrome (ya que es de Google) pero sino con Safari, Firefox, Opera, etc, también funciona.
Desventajas
- Necesidad de Internet. Necesitas tener una conexión a Internet para acceder a G Suite. Es lo que tiene la nube que sino estás conectado pues no funciona. Esto puede ser una desvantaja frente a un paquete ofimático instalado en el dispositivo u y ordenador.
- Tiene un coste. Y si. Nos gusta lo «todo gratis». Google misma nos ha acostumbrado mal con Gmail pero es que este es un servicio con soporte telefónico y asistencia. Que funciona sin caídas y eso tiene un coste.
- La Suite. Si que está muy bien la suite pero si vienes de Microsoft Office por ejemplo y tienes muchos documentos creados allí la importación no es del todo 100% correcta. Sobre todo documentos de Excel con macros y esas cosas. En el momento que lo pasas a G Suite las cosas dejan de funcionar. Y aunque G Suite tiene integrado un mini lenguaje de programación no le llega ni de lejos a VBA que tiene integrado Office.
- Privacidad. Hay mucha gente que es recelosa con ello. Que piensa que todos nuestros datos se venden al mejor postor. Ya tienen nuestros correos privados con Gmail. Ahora con esto van a tener los documentos privados de mi empresa. ¿Estamos locos o qué?. Esta es una de las razones por las que mucha gente no se fia de tener sus documentos importantes en la nube.
Conclusiones
Para una persona de IT desde luego que G Suite es todo ventajas pues se ahorra muchos quebraderos de cabeza. Que si tener un servidor donde tener todos los documentos, que si un servidor de correo, que si backup de los documentos y archivos, etc. Además al funcionar solo con un navegador ya con un portatil de unos 200 € o con un chromebook (ordenadores con un sistema operativo que solo tiene las aplicaciones de Google) ya puedes funcionar. Y si hay un problema con el ordenador pones otro y el tiempo de tener al usuario parado se reduce a minutos (lo que tardas en quitar uno y poner otro).
El ahorro en gastos de infraestructura (sobre todo de servidores) es importante. Solo necesitas una buena conexión a Internet (y gracias a dios cada día tenemos mejor infraestructura de comunicaciones) y ya puedes funcionar desde el minuto 1.